Agent(e) d'accueil polyvalent(e) - Appariteur/Apparitrice (H/F)

La direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en ?uvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

Sous l'autorité de l'intendant du bâtiment, vous contribuez efficacement à l'accueil et à l'orientation de l'ensemble des publics de l'établissement (étudiants, professeurs, personnalités, ) en vous appuyant sur votre connaissance de l'institution et votre sens du service.
D'une manière générale, vous apportez votre concours au bon fonctionnement de l'établissement en lien avec ses publics étudiants, enseignants et salariés.
Vous serez également en charge de l'ouverture et de la fermeture des bâtiments en fonction de ses horaires de présence, du contrôle de la présence des enseignants en salle ainsi que du lancement, le cas échéant, des outils informatiques ou audiovisuels installés dans les salles.
Description de la mission
*Accueillir le public 50% :
- Accueillir et orienter (présentiel ou téléphone) l'ensemble des publics de Sciences Po (étudiants, professeurs, salariés, invités) en vous tenant au courant au préalable des manifestations prévues au sein de l'institution
- Aider à l'organisation et au bon déroulement des événements (manifestations, conférences, réunions et réceptions)
- Assurer l'ouverture et/ou la fermeture des locaux à heure précise et dans le respect des règles de sécurité

*Accompagner les besoins de la scolarité 35% :
- Ouvrir les salles de cours et les amphithéâtres, installer les salles dans les configurations requises lors des intercours, ranger et fermer les salles de cours (matériel), aide ponctuelle sur les outils audiovisuels ou informatiques nécessaire au bon déroulé du cours
- Assurer le suivi de la réservation des salles auprès du service du planning
- S'assurer de la présence des professeurs et des étudiants en salle de cours

*Apporter un support lors de la préparation et du déroulement des épreuves et notamment 5% :
- Préparer les copies pour les examens et mettre en place les salles d'examens
- Participer à l'organisation des jurys
- Surveiller les espaces communs lors des examens

*Participer aux activités du service courrier 5 %
- Recevoir et trier le courrier interne/externe et en assurer la répartition auprès des destinataires
- Gestion des colis livrés / transporter les plis, colis et les documents reprographiés

*Participer aux missions sécurité/sûreté (évacuation, malaise, intrusion) 5 %

- HORAIRES -
2 semaines d'ouverture 7h45/16h
1 semaine de fermeture 14h15/21h45
1 samedi/4 travaillé qui entraîne un jour de récupération dans la semaine qui suit.

Horaires : 36H30 Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Contrôler l'accès et la circulation des personnes - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité
• Bonne présentation et sens du service - Souhaité
• Connaissance des outils informatiques - Souhaité
• Diplomatie, discrétion, sens de l'écoute - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1830,00 Euros sur 12 mois