Agent d'exploitation polyvalent(e) (H/F)

L'Agent d'Exploitation a pour fonction l'organisation de l'exploitation de l'hôtel, et des évènements BtoB. Il assiste la direction dans l'animation et la commercialisation du Domaine

HOTELLERIE

- Assurer l'accueil des clients pendant la durée de leur séjour afin de leur donner toutes les informations.
- Accomplir les différentes formalités des arrivées et des départs.
- Traiter les appels téléphoniques et la correspondance commerciale dans le but d'apporter des réponses claires.
- Réserver et facturer les séjours hôteliers.
- Assurer le fonctionnement de la réception, et du service d'entretien des chambres pour transmettre les bonnes informations.
o Suivi de la bonne tenue des chambres
o Suivis des remarques clients
- Vérifier la mise en ordre des chambres, des sanitaires et des parties communes afin d'assurer la propreté des locaux
- Soirée étape commande des plateaux repas et restaurant pour les clients de l'hôtel
- En fonction des horaires travaillés selon les évènements, rangement des petits déjeuner
- Rendre compte des anomalies constatées à la direction
- Peut-être amené à entretenir les chambres à certains moments (en cas d'absences ou renfort de la femme de chambre).

B to B

- Organiser l'ensemble ou une partie des espaces concernés selon la configuration demandée par le client (suivi fiche régie)
- Veiller/superviser (Traiteur et autres prestataires) à la mise en place de la salle et de l'office afin d'appréhender le déroulement du service.
- Veiller au bon déroulement des événements (suivi fiche technique ou consignes données) :
o Être à l'écoute des clients
o Connaitre les détails de la prestation vendue.
- Peut présenter l'établissement et ses services lors des visites de prospects.
- Prendre note des demandes particulières et les communiquer à la direction.
- Peut être amené ponctuellement à faire le service au Bar (accueil café, ) et au service selon la prestation vendue
- Entretien des espaces du Domaine - selon les besoins avant ou après évènement (salons et cuisine)















BACK OFFICE

- Assurer le secrétariat de la réception Hôtellerie pour organiser le back office.
o Maîtriser les différents tableurs et logiciels
o Tenue de la plateforme de réservation à jour.
o Gestion des Plateformes de réservations OTA (Booking, Expédia, ) :
o Création et suivi du fichier client de la plateforme de réservation hôtel
- Editions des factures en lignes et suivi du tableau récapitulatif des achats
- Contrôle des factures
- Classement des factures mensuelles
- Préparation et envoi du dossier mensuel au comptable (après vérification de la direction)
- Suivi des tableaux
o Chrono
o Achats fournisseurs et Frais généraux
o Rapport mensuel EVIIVO
o Rapport mensuel caisse bar


Compétences relationnelles et comportementales
- Prendre en compte les demandes des clients soit pour les traiter soi-même soit pour les transmettre aux personnes concernées
- Respect des différentes procédures de l'entreprise
- Partage des valeurs portées par l'entreprise et la marque (simplicité/convivilaité/qualité)
- Participation à la rentabilité de l'entreprise
- Horaire de travail à adapter selon l'activité et les besoins
- Autocontrôler son travail
- Bon sens, autonomie, organisée, responsable, rigueur,
- Sourire et Bonne humeur sont de rigueur


Autres
- Informatique : Excel, Word, Power Point
- Langue : Français (écrit et parlé), Anglais (serait un plus)


Type de poste
- CDI
- 35h
- Formation interne
- Mutuelle

Vos atouts
- Vous aimez le contact et vous êtes doté d'un bon relationnel
- Vous êtes investie, aimez les nouveaux projets et souhaitez faire partie d'une équipe énergique et sympathique

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Techniques de vente - Souhaité
• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
• Modes de paiement - Souhaité
• Stratégie tarifaire - Souhaité
• Logiciel de gestion hôtelière - Souhaité
• Anglais B2 minimum - Souhaité
• Facturation hôtelière - Souhaité
• Logiciel de réservation - Souhaité
• Organisation d'évènements professionnels - Souhaité
• Accueillir, orienter et renseigner un client - Exigé
• Effectuer le suivi des réservations - Exigé
• Accomplir des démarches pour le compte de clients - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Gérer des réclamations et litiges - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Exigé
• Développer et fidéliser la relation client - Souhaité
• Communiquer à l'oral en langue étrangère - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Prévenir et résoudre les conflits - Souhaité
• Informer, renseigner, orienter une personne sur les prestations et services proposés - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1950,00 Euros à 2050,00 Euros sur 12 mois