Agent d'administration (H/F)

Poste basé à Saint Germain de Grantham Québec. Contrat de droit local.
Sous la supervision du directeur de département, l'agent d'administration coordonne et met en ?uvre les commandes spéciales provenant des ventes, les commandes stock à son bureau. Il établit un ordre de priorité et vérifie minutieusement chacune des commandes afin d'en assurer l'exactitude. Il achemine ensuite les commandes aux fournisseurs et en fait le suivi. Il gère la communication avec les équipes de vente, les représentants et échange les informations concernant les dossiers de service après-ventes en cours.
Taches: - Vérifier minutieusement chacune des commandes afin d'en assurer l'exactitude : cohérence des montants facturés aux clients, contrôle des escomptes accordés, vérification des acomptes versés.
- Coordonner les communications liées aux commandes spéciales avec les équipes de ventes et les directeurs de magasins.
- Veiller à l'application des bonnes procédures dans la prise de commande des ventes et conseiller sur les bonnes méthodes de travail (logiciel Storis, création de PTR, fiche SO )
- Établir un ordre de priorité et acheminer les commandes aux fournisseurs et en faire le suivi.
- Collaborer avec le directeur des achats, les conseillers aux ventes, le service après-ventes et les fournisseurs.
- Communiquer avec les fournisseurs et représentants des compagnies pour résoudre les problèmes d'articles manquants, erreurs de commandes, dossiers de service après-ventes.
- Préparer et tenir à jour les suivis des accusés réceptions des commandes, les rapports et les listes de prix. Informer les personnels concernés.
- Surveiller le niveau des inventaires à quantité minimum vendue à l'aide d'un système informatisé.
- Analyser les rapports sur l'inventaire et décider des commandes pour renouveler les stocks liés au calendrier de réapprovisionnement en prenant en compte les délais.
- Faire l'entrée de données des nouveaux produits line up et création des codes de produits et leurs descriptifs. Informer les personnels concernés.
- Participer aux prises d'inventaire et rassembler les informations pertinentes.
- Collaborer avec le département de marketing pour les promotions dans les délais prévus.
- Effectuer une veille concurrentielle du marché.
- Toutes autres tâches à la demande de l'employeur.
Exigences requises: Diplôme d'études : bureautique, administration, comptabilité ou gestion de commerce. Une expérience de 1 an dans un emploi en commerce de détail. Excel et Outlook.
Qualités recherchées: Minutieux, souci du détail, capacité à communiquer ses demandes, rigoureux dans le suivi des actions, des communications et dans la mise à jour des dossiers, aptitudes informatiques, gestion des priorités.

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon diplôme +expérience