AGENT D'ACCUEIL POLYVALENT (H/F)

La Commune de Castillon est une collectivité du moyen pays mentonnais répartie sur 755 ha et comprenant 415 habitants.
La Commune souhaite réaliser le recrutement d'un agent d'accueil polyvalent du fait de ses besoins actuels.
Sous l'autorité du Secrétaire Général, vous serez chargé(e) essentiellement de l'accueil et de missions de secrétariat au sein de la collectivité.
DESCRIPTIF DE L'EMPLOI :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
* Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation

MISSIONS / CONDITIONS D'EXERCICE
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la
collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (passeport, carte
d'identité, attestation, etc...).
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
* Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée ".
Mettre sous pli et affranchir.
Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par la secrétaire de direction.
- Afficher et diffuser l'information.
Enregistrement des demandes d'autorisation et réponses le cas échéant
Rédaction de courriers
Gérer le volet administratif des cérémonies patriotiques et manifestations de la collectivité
Missions ponctuelles en fonction de la saisonnalité et des occasions pouvant se présenter

PROFILS RECHERCHES
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Etre organisé, rigoureux et méthodique,patient. discret, sérieux et efficace.
Sens de la diplomatie.

Horaires : 17H30 Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Identifier, traiter une demande client - Exigé
• ACCUEIL - Exigé
• TECHNIQUES DE COMMUNICATION - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Statutaire FPT