Agent d'accueil à l'École Vétérinaire de Toulouse (H/F)

L Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse est un établissement d enseignement supérieur et de recherche qui regroupe 650 étudiants en formation initiale et près de 300 personnels enseignants- chercheurs et IATOS. Elle forme des vétérinaires opérationnels et polyvalents et développe l expertise scientifique en poursuivant une politique d'excellence.

Objectifs du poste : Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil.

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter :

Mission 1
Secrétariat des consultations
Assurer l'accueil téléphonique des clients
- Prendre les appels téléphoniques
- Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
- Donner les rendez-vous et compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius
- Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier
- Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.
Assurer l'accueil physique des clients
- Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.
- Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius
- Mettre à jour les données du client
Gestion administrative des dossiers clients
- Récupérer et classer des dossiers
- Préparer les dossiers pour les RDV des consultations du lendemain
- Archiver les dossiers papiers
Fluidifier le fonctionnement des services
- Gérer et traiter les informations écrites (courriels de la boite annulation et correspondance avec les vétérinaires)
- Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente.
- Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau.

Mission 2
Encadrement des étudiants
- Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.
- Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Mission 3
Régie du CHUVAC
- Accueil des clients qui viennent payer leurs factures
- Encaissements

Contraintes du poste : Gestion de clients qui peut être difficile (identification du bon interlocuteur/service, propriétaires insatisfaits etc.).

Champ relationnel du poste : Relations avec l'ensemble des cliniciens et de la communauté de travail, des étudiants en cliniques, des propriétaires d'animaux (clients) accueillis aux consultations, de vétérinaires référents ainsi que de différents

Horaires : 38H15 Travail en journée

Compétences

• Modalités d'accueil - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Identifier, traiter une demande client - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Prévenir et résoudre les conflits - Exigé

Rémunération Mensuel de 21000,00 Euros à 22000,00 Euros sur 12 mois