Agent / Agente d'accueil

Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) avant le 10 Septembre :
Monsieur le Président de la Communauté de communes du Guillestrois et du Queyras, Passage des écoles, BP 12 - 05 600 GUILLESTRE
ou par mail : contact@comcomgq.com
Renseignements auprès de Laetitia PRAS : Directrice des services à la population, Tél. : 04 92 45 04 62
Poste à pouvoir à compter du 2 octobre 2023

La COMMUNAUTE DE COMMUNES DU GUILLESTROIS & DU QUEYRAS recrute par voie contractuelle ,1 agent(e) d'accueil
à temps non complet (18 h 40 / semaine) en CDD de 12 mois renouvelable.
Vous devrez:
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique de la communauté de communes
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Assurer un relais d'information des autres services communautaires auprès du public et diffuser les outils de communication ou autres
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Prendre des messages et savoir les restituer
- Gérer la saisine par voie électronique (SVE) et la boite mails de l'accueil
- Orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services),
- Orienter le public vers les services compétents, accompagner et présenter les visiteurs,
- Aider à la gestion des moyens matériels de la Communauté de communes
- Aider à la réservation des salles communautaires
- Assurer la tenue et à l'affichage du planning des salles, vérifier l'état des salles avant et après leur utilisation, installer les salles si nécessaires,
- Réceptionner les commandes des services et en assurer la prise en charge,
- Assurer le classement et l'archivage des documents à la charge de l'agent,
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
- Ouvrir, enregistrer le courrier « arrivée », le répartir dans les pochettes des services concernés,
- Assurer le traitement des courriers départ,
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »,
- Mettre sous pli et transmettre au bureau de poste pour affranchissement,
- Afficher et diffuser l'information,
- Gérer le primo-accueil France Services sur les temps d'accueil
- Gérer l'ouverture et la fermeture du site durant les créneaux réservés à cet effet
- Faciliter l'accès du France Services aux partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique
- Ouvrir les postes de travail nécessaires dédiés au public
- Accueillir tout public (en présentiel ou par téléphone)
2. Assurer l'accueil France Services
- Gérer l'ouverture du France Services et accueillir le public sur les temps France Services
- Gérer l'ouverture et la fermeture du site durant les créneaux réservés à cet effet
- Faciliter l'accès du France Services aux partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique
- Ouvrir les postes de travail nécessaires dédiés au public
- Accueillir tout public (en présentiel ou par téléphone)
- Traiter les demandes transmises par mail
- Traiter la demande de l'usager
- Répondre au besoin de l'usager quelle que soit la nature de la demande (recherche d'emploi, demande de renseignements administratifs, demandes d'aides sociales)
- Assurer un accompagnement individualisé dans la recherche d'information de l'usager (par internet ou par téléphone auprès des partenaires, )
- Faciliter l'accès aux différents postes de travail (informatique, )
- Réorienter l'usager vers les services partenaires compétents
- Fournir les imprimés, les brochures et informations nécessaires et aider à la complétude des dossiers
- Effectuer les activités annexes qui seront demandées
Profil
BEP-CAP ou BAC en secrétariat, expérience significative souhaitée sur un poste similaire au sein
d'une collectivité
Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel) et des outils de messagerie
(Outlook),
Connaissances des outils de sites web, page Facebook,
Bonnes aptitudes rédactionnelles,
Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales,
Sens du travail en équipe,
Rigueur, organisation et ponctualité dans le travail,
Réactivité par rapport aux sollicitations de sa hiérarchie, anticipation par rapport aux délais
impartis,
permis B

Horaires : 18H40 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité
• Discrétion, diplomatie, dynamisme - Souhaité

Rémunération Mensuel de 1091,00 Euros sur 12 mois CNAS, chéques cadeaux