Agent administratif polyvalent (H/F)

Dans le cadre d'un service public de proximité et dans une relation d'interface avec les élus et avec la/le secrétaire de mairie et la population, l' AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT réalise des tâches administratives liées notamment à l'accueil du public et des acteurs locaux (associations).

Vous aurez pour missions:

Accueil physique et téléphonique du public, tenir l'agence postale
Etablir les actes d'état-civil (mariage, décès, reconnaissance), délivrer les livrets de famille, tenir les registres
Inscription sur la liste électorale, recensement militaire
-Gestion du cimetière et de l'archivage
-Enregistrer les déclarations d'urbanisme et contrôler les pièces fournies et transmettre aux services
-Gérer l'occupation des salles, préparer les débits de boissons
-Accompagner les usagers dans leurs formalités administratives notamment à l'aide de l'espace numérique
-Réaliser des formalités administratives dont les inscriptions au restaurant scolaire
-Rôle d'alerte et action sociale

Travail en équipe
Contacts directs et permanents avec la population : les associations, les administrés

Compétences Techniques:

-Maîtrise de l'expression écrite et orale
-Savoir recevoir, filtrer et orienter le public
-Maîtrise de l'outil informatique et bureautique
-Connaissance de l'environnement institutionnel
-Connaissance en urbanisme et état-civil
-Savoir rédiger en français (courriers, etc.)
-Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
-Gestion et suivi de procédures

Compétences d'Adaptation:

-Proposition et mise en ?uvre de solutions adaptées
-Savoir traiter et s'adapter aux évolutions (techniques, procédures, environnement) et aux interlocuteurs
-Réactivité aux attentes et demandes de la hiérarchie
-Esprit d'initiative Capacité d'autonomie

Compétences Relationnelles et Sociales:

-Avoir conscience des informations à diffuser (secret professionnel) Faire preuve de discrétion
-Savoir respecter la confidentialité
-Diplomatie envers les administrés et intervenants
-Informer et savoir dialoguer avec les élus et collègues
-Savoir communiquer toute information utile et nécessaire aux élus et collègues
-Accepter les consignes et instruction données par la hiérarchie et les mettre en application.

Horaire: du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00
-Travail le samedi matin ( une fois par mois)

Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuelles.

Horaires : 17H30 Travail le samedi

Compétences

• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Exigé
• Réaliser des travaux de reprographie - Souhaité
• Contrôler l'état des stocks - Souhaité
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Corriger et mettre en forme un document - Exigé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 888,56 Euros sur 12 mois