Agent administratif / Agente administrative

La commune de Marsat recherche, dans le cadre un remplacement de 3 mois, un agent administratif (H/F).

Sous la responsabilité de l'élu référent et de la secrétaire générale des services, l'agent administratif sera amené à effectuer les missions suivantes :

Accueil physique, téléphonique et secrétariat :
- Gestion de l'accueil téléphonique et réponse aux mails, renseigner les administrés et si besoin fournir les éléments nécessaires à la demande (démarches administratives, location de salle, ),
- Transmission des messages ou demandes de rendez-vous aux différents services et aux élus,
- Gestion du courrier du jour (arrivée/départ),
- Activités diverses de secrétariat (frappe, copie, archivage,...),
- Affichage des informations.

Gestion de l'urbanisme :
- Suivre l'ensemble des dossiers communaux liés à l'urbanisme et au foncier et leur évolution
- Renseigner les administrés sur la réglementation de construction en vigueur.
- Gérer les autorisations à construire : réceptionner le dossier et fournir les récépissés, vérifier son contenu,
- Établir les demandes d'arrêtés de voiries et d'occupation du domaine public (circulation, stationnement, déménagement, cérémonies, manifestations, travaux, )
- Répondre aux demandes d'informations des notaires et des administrés en matière d'urbanisme ; gestion et suivi des dossiers de commissions de sécurité des équipements publics et privés.

Etat-civil, mariage, pacs, gestion des affaires funéraires :
- Gérer les mariages et PACS : rassembler et contrôler l'ensemble des pièces nécessaires, saisir les éléments d'état civil nécessaire pour enregistrer le mariage ou le PACS, préparer, en concertation avec les élus, la cérémonie et les documents à remettre.
- Gérer les affaires funéraires : Vente des concessions, Mise à jour des données informatisées et du plan
- Établir et mettre à jour tous les actes d'état civil (transcription de décès, reconnaissance anticipé, avis de naissance, baptême républicain, décès, changement de prénom, PACS, mariages, ) avec ouverture et fermeture des registres et inscription sur les listes électorales
- Gérer les recensements militaires
- Répondre aux demandes d'informations des notaires et des administrés, établir les attestations d'accueil et cartes de séjour

Gestion administrative :
- Gestion de la facturation des cantines, garderies et centre de loisirs,
- Gestion des salles municipales
- Recensement militaire


Vous avez une expérience réussie dans une collectivité territoriale dans le traitement de dossiers complexes. Une expérience en urbanisme et en état civil sera appréciée.

Vous maitrisez parfaitement l'outil informatique et savez vous adapter rapidement à de nouveaux logiciels et de nouvelles méthodes de travail. Le poste nécessite un bon sens du relationnel ainsi que de la rigueur et précision dans le travail.

Vous êtes disponible à compter du 09/10/2023 et jusqu'au 08/01/2024 dans le cadre d'un remplacement.

Le poste est à temps non complet 23 heures hebdomadaires.

Horaires : 23H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1148,16 Euros sur 12 mois