Agent administratif / Agente administrative

Situé au Nord de Montpellier le CHU est classé parmi les meilleurs établissements de santé au niveau national, pour la qualité de la médecine, de la recherche et de son management. C'est plus de 10800 personnes qui travaillent au service de la santé, de la recherche et de la prévention. Le CHU est composé de 12 pôles d'activités qui regroupent des unités cliniques, médico-techniques et pharmaceutiques.

CHARGE(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE INNOVATION NUMERIQUE EN SANTE DANS LA RECHERCHE

Grade Grille de référence: Adjoint Administratif
Type de contrat : C.D.D. de 6 mois
Pourcentage d'activité : 100%
Type de contrat : C.D.D. de 6 mois renouvelable

ACTIVITES PRINCIPALES :
Le chargé de gestion est responsable au sein du secteur
« Valorisation - Innovation - Partenariats », de la gestion administrative et financière des projets de numérique en santé dont la plateforme de l'Entrepôt de Données de Santé (EDS) et les projets ERIOS.

ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
Traçabilité de l'ensemble des projets gérés à travers un archivage régulier (papier/électronique) des documents
Demande de Création/fermeture ou mise à jour des UIC et comptes PAD
Création, gestion et mise à jour des programmes dédiés dans EASYDORE
Etablissement des bons de commande spécifiques aux projets de santé numérique
Création de titre de recette, liquidation de factures et demande de créations de débiteurs/fournisseurs
Suivi et contrôle des dépenses et des recettes sur logiciel comptable (EASYDORE, MAGH 2, IMPROMPTU)
Gestion et analyse rigoureuse des projets subventionnés : contrôle et suivi des projets avec l'équipe santé numérique, analyse et validation des demandes d'achat, de recrutement de personnel en lien avec le plan de financement du projet, contrôle de l'utilisation des subventions en investissement et fonctionnement avec l'équipe projet et les financeurs selon leurs propres exigences
Contrôle de cohérence entre les dépenses à engager et les subventions allouées (Conventions BPI, .
Etablissement de reporting/bilans financiers avec montage des dossiers d'audit
Gestion du personnel dédié aux projets (recrutement, renouvellement, paiement des heures supplémentaires) en lien avec la Direction des Ressources Humaines
Gestion des commandes de matériels, équipements en lien avec la Direction des Achats
Contrôle de la faisabilité financière des demandes de déplacements (gestion des ordres de mission) et suivi de la mise en paiement des remboursements des frais
Elaboration des conventions de reversement pour des financements « hors projets » avec suivi des facturations et bilans financiers définis par le financeur
Elaboration des bilans annuels d'activité, mise à jour des tableaux de bord et des indicateurs d'activité
Organisation des réunions de gouvernance en lien avec le chef de projet santé numérique (CS, CSE, . diffusion et archivage des ordres du jour et relevés de conclusions
Gestion de l'outil dédié à la gestion des dossiers/projets soumis au CSE et de la boîte aux lettres en lien avec l'activité de la santé numérique
Gestion des dossiers/projets soumis à l'avis du CSE (réception et enregistrement des dossiers/projets, sollicitation des experts désignés avec envoi des dossiers, réception et enregistrement des avis, élaboration suivi et signature des avis, ...)

PARTICULARITES DU POSTE :
Poste en lien avec les personnels en charge de l'EDS et d'ERlOS (accompagnement de proximité), dans le respect des règles de gestion et des procédures du Pôle recherche et innovation.

SAVOIR ETRE REQUIS :
Savoir prioriser les contraintes (délais, moyens, coûts), être réactif
Capacité à travailler avec les acteurs internes et externes des partenariats établis - Aptitude à l'autonomie
Sens de l'organisation, méthode et rigueur - Ouverture d'esprit, curiosité, bon relationnel
Adaptabilité aux nouvelles règles de gestion
Savoir s'exprimer face à différents interlocuteurs (médecins, industriels, personnel administratif et scientifique)
Savoir travailler en équipe

PREREQUIS INDISPENSABLES :
Niveau Bac ou Bac + 2
Une expérience professionnelle d'au moins 2 ans en gestion financière si possible en milieu hospitalier.

PREREQUIS SOUHAITES :
Notions en gestion administrative et financière dont les reportings et audit

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon grille de la FPH