Agent administratif / Agente administrative

L'agent administratif assure au quotidien les fonctions de soutien administratif au sein de l'entreprise. Ces missions sont variées et ces principales tâches consistent à organiser, coordonner et superviser les fonctions administratives, à appuyer le service comptable, ainsi qu'à conserver, codifier et mettre à jour les données de l'entreprise. Il peut également assurer l'accueil et la réception du public, la gestion quotidienne de l'entrée et de la sortie du courrier et l'accomplissement de tâches courantes de secrétariat

ACCUEIL :
- Réceptionner les appels et transférer aux bons interlocuteurs
- Prendre les messages de façons claires et transmettre les informations
- Hiérarchiser les priorités
- Accueillir les clients, experts, assurance .
- Informer les clients sur les modalités de location
- Organiser les RV pour la carrosserie et la direction

SECRETARIAT ET GESTION
- Envoyer et réceptionner le courrier postal et électronique
- Dispatcher le courrier aux bons interlocuteurs
- Ouvrir les ordres de réparation (OR)
- Faire le lien avec la carrosserie
- Préparer les contrats de véhicule de remplacement (VR) et les contrats de service à domicile (SAD)
- Vérifier l'état général du VR et identifier les anomalies
- Réaliser le suivi administratif d'un contrat de location
- Saisir et suivre la facturation client
- Enregistrer des factures d'achat
- Pointer les comptes clients et fournisseurs
- Commander et aller chercher les fournitures et pièces (déplacements locaux ponctuels)

La bonne maitrise du pack office (word et excel) et de gmail
Travail du lundi au vendredi : 39 heures/semaine

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Réaliser des travaux de reprographie - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Corriger et mettre en forme un document - Exigé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1990,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois