Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Créée en 1966, l'AFPJR (Association de Formation et de Promotion pour jeunes et adultes en Recherche d'insertion) est une association d'intérêt général, régie par la loi du 1er juillet 1901. Son but est d'accompagner tous les parcours de vie au sein de ses établissements et services, ou en collaboration avec ses partenaires.

Etablissement de l'AFPJR, l'EA EMS est une entreprise à part entière qui permet à des personnes reconnues travailleurs handicapés par la MDPH d'exercer une activité professionnelle salariée dans des conditions de travail adaptées à leurs besoins. Sa vocation sociale vise à favoriser l'inclusion professionnelle, de développer des compétences et développer l'autonomie au travail au travers de ses différents secteurs d'activités proposés telles que la Restauration, les Espaces verts, l'Entretien des locaux et les Activités multi-services.

MISSIONS PRINCIPALES

Au sein du service administratif de l'EA et de L'ESAT les près, vous aurez pour missions principales l'accueil physique et téléphonique et la gestion administrative en partie du service commercial.

Gestion administrative du site :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, des salariés ou des visiteurs et les orienter selon leur demande.
Réaliser la gestion administrative et l'intendance de l'établissement : réceptionner, enregistrer et traiter le courrier, numérisation et sauvegarde des documents et dossiers.
Réceptionner et enregistrer les factures reçues et les transmettre aux personnes concernées.
Préparation des salles de réunion, formations et intendance
Effectuer les présences/repas
Assister la Direction et les RH dans les tâches administratives.
Gestion administrative des activités commerciales :

Réceptionner les appels commerciaux des activités économiques, s'assurer du suivi des appels et des demandes.
Envoi des factures vers les clients
Dépose des factures sur plateforme (Cegedim, Chorus Pro , Freedz, Croix Rouge )
Effectuer les relances des impayés
Classement et archivage (papier, SharePoint et Dolibarr)
Traitement/transfert des mails du service commercial en l'absence (CP et RTT) d'Isabelle
Gestion de l'absence d'assistante commercial vers le responsable de secteur ou les cadres présents
Gestion du chrono des factures fournisseurs

SAVOIR-FAIRE REQUIS

Maîtriser l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.
Savoir parler de manière claire et concise.
Capacité de gérer plusieurs tâches en même temps.
Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité.
Être réactif (ve) et organisé(e).

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Corriger et mettre en forme un document - Souhaité
• Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1747,2 Euros sur 12 mois