Agent administratif / Agente administrative et d'accueil (H/F)

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

DESCRIPTION DE LA DIRECTION

Les différents sites du service d'imagerie :
- IRM : 1,5T et 3T.
- SCANNER
- BLOC NEUROVASCULAIRE INTERVENTIONNEL
- RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE
- ECHOGRAPHIE
- BATIMENT RECHERCHE, INSERM


Projet architectural :

Construction d'ici fin 2023 d'un nouveau bâtiment ; plateau technique, services d'hospitalisation, bloc opératoire, consultations . Réflexion à mener sur les besoins du pôle en secrétariat : missions, outils, activités, organisation et fonctionnement futur.



DESCRIPTION DU POSTE

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'activité du service. Suivre et gérer les processus administratifs.



MISSIONS

Activités permanentes (liste non exhaustive)

Accueil et prise en charge des patients :
Enregistrement, vérification des données administratives, Edition des fiches de circulation, Scannérisation des ordonnances, Surveillance des salles d'attente, Gravage de CD sur demande du patient, Edition des Compte rendus, prise de RDV, Edition des plannings par modalité

Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Prise des RDV via le logiciel, orientation des appels

Recueil, saisie, vérification, contrôle, sauvegarde de données, d'informations
Télémédecine : Gestion des demandes d'examens via le logiciel Ethiam et Qdoc, constitution des dossiers papier, vérification de la présence des CR, Intégration des CR dans le logiciel Ethiam, Envoi des CR aux établissements.

Vérification des données administratives des patients venus en urgences entre 18h et 08h, les Week-ends et jours fériés

Correction des examens qui présentent un défaut d'enregistrement






PROFIL

Connaissance et bonne maîtrise de l'outil informatique
Formation à l'accueil physique et téléphonique souhaitée

Savoir-faire

Suivre les procédures établies. Travailler avec rigueur et méthode
Gérer les appels téléphoniques avec efficacité
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Accueillir et orienter des personnes, des groupes ou des publics
Utiliser les logiciels métiers
Travailler en équipe
Savoir être

Capacité d'organisation, de réflexion
Capacité à gérer un flux variable d'activité (Flux patients, flux appels téléphoniques)
Maitrise de soi, pondération, calme
Empathie et respect de l'autre
Obligations professionnelles

Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement,
Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur,
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.
RISQUES PROFESIONNELS LIES AU POSTE :

Risque d'agression verbale avec certains patients, familles, autres.
Développement de troubles musculo-squelettiques (TMS) par non-respect ou méconnaissance des manutentions, gestes ou postures

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros à 2201,00 Euros sur 12 mois