Adjoint.e en gestion administrative (H/F)

Affectation : Service communication

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD 3 mois à pourvoir le 01/10/2023


Catégorie : C Corps : Adjoint technique C2

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Quotité : 50% temps incomplet

La fiche de poste détaillée est disponible sur le site de l'Université.


Mission :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure : soutien logistique, gestion financière et administratif, préparation de réunions ou de dossiers, archivage.


Activités principales :

- Accueil physique et téléphonique du public : usagers ou extérieurs : renseigner, informer, transmettre des messages
- Transmettre les devis, bons de commande, les faire signer
- Préparer des contrats de travail et suivre les états d'heures, selon les indications fournies.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Organiser la logistique relative aux réunions
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assister la directrice et la directrice adjointe du service dans la réalisation de leurs tâches.

Activités associées :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la structure
- Trier, classer et archiver des documents et informations.


Contact pour renseignements sur le poste : Armelle TANVEZ

Horaires : 36H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Catégorie C, ATRF C2