Adjoint(e) en gestion de scolarité (H/F)

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.

Présentation de la structure :

Le secteur santé, regroupant les facultés de médecine et de pharmacie, assure ses activités d'enseignement et de recherche dans les différentes spécialités médicale, chirurgicale, pharmaceutique et maïeutique. A ce titre, elle délivre des diplômes de licences, licences pro, masters, doctorat et DU. Elle participe également à la préparation aux examens nationaux, et à différents dispositifs de professionnalisation (internat, stages, etc.). Les 8 000 étudiant-e-s, 325 enseignant-e-s , enseignants-chercheurs, et 90 personnels administratifs sont répartis le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Grenoble. Le service formation du secteur santé assure la gestion administrative de près de 6 000 étudiant-e-s des cursus de santé, et coordonne le pilotage des projets pédagogiques des formations initiale et continue. Il compte 45 agent-e-s répartis en pôles de scolarité. Découvrez le secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, et aussi l'Université Grenoble Alpes (UGA) : www.univ-grenoble-alpes.fr

Missions principales :

Sous la responsabilité de la cheffe du bureau de scolarité second cycle médecine, vous intégrerez une équipe de 4 agent-es et serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiant-e-s. Appréciant l'environnement universitaire, vous travaillerez en lien avec les équipes pédagogiques ainsi que la responsable et les gestionnaires du bureau de scolarité.

Activités principales :

- Accueillir et informer les étudiants de second cycle (4ème, 5ème et 6èmes années)
- Organiser la rentrée : participer à la journée d'accueil avec l'équipe pédagogique, diffuser des documents, etc.
- Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
- Organiser les examens : gérer le calendrier, les convocations, le procès-verbal, recueillir les sujets, saisir les notes, participer à la commission du jury de - délibération, éditer les relevés de notes, etc.
- Gérer les stages (suivi des conventions, des agréments) et les dossiers de transfert
- Gérer les stages des étudiant-es inscrits en master double cursus
- Assurer la gestion pratique des formations : réservation de salles, planning d'enseignements avec les différents pôles
- Gérer les parcours de formation (cours en ligne)
- Participer aux réunions de bilan semestriel avec l'équipe pédagogique et les délégués des étudiant-es
- Participer aux évènements de la scolarité (une fois par an, concours PASS, concours ECNi avec l'ensemble du personnel du service formation)

Compétences attendues :

- Connaître le rôle, l'organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus
- Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaître les bonnes pratiques administratives
- Savoir accueillir et informer
- Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites
- Être en capacité de se former rapidement aux logiciels métier (Apogée, etc.)
- Avoir une culture numérique (des différents réseaux sociaux)
- Savoir prioriser et planifier ses activités en fonction des priorités du service
- Faire preuve d'organisation, de qualités relationnelles et d'autonomie
- Capacité à travailler en équipe

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Avoir un culture numérique (réseaux sociaux) - Souhaité
• Connaître les bonnes pratiques administratives - Souhaité
• Maîtriser les logiciels de bureautique - Souhaité
• Savoir recueillir et transmettre des informations - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2234,50 Euros sur 12 mois