Adjoint(e) en gestion de la scolarité (H/F)

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.

Présentation de la structure:

Vous rejoindrez l'Institut d'Urbanisme et de Géographie Alpine (IUGA). Ce dernier forme des étudiantes et des étudiants depuis 115 ans, mais son ancienneté ne l'empêche pourtant pas d'inscrire ses différentes activités en réponse aux enjeux actuels de toutes les sociétés : comment faire vivre les villes et les territoires tout en ménageant l'environnement et les ressources ? Comment réduire les inégalités sociales et spatiales ? Comment articuler l'urbain et le rural, le local et le global ? Comment concevoir et mettre en ?uvre collectivement les transitions écologique, sociale, énergétique, numérique, etc ?

L'UFR IUGA Elle accueille environ 1 000 étudiants en présentiel, sur 2 sites : Grenoble et Ardèche.

L'équipe administrative est composée :
- d'une direction générale
- d'un pôle finance
- d'un pôle RH
- d'un pôle informatique
- d'une équipe au centre de documentation et d'un service de scolarité

Sous la responsabilité de la responsable de scolarité, vous serez intégré(e) à une équipe de 8 de gestionnaires au sein du service de scolarité de l'UFR.

Missions principales :

Sous la responsabilité du responsable de scolarité, vous serez intégré(e) à une équipe de gestionnaires de scolarité au sein du service de scolarité de l'UFR composé de 8 agents.

Vos missions principales seront :
- d'assurer la gestion de scolarité qui englobe la gestion administrative et pédagogique des étudiants Masters à l'UFR IUGA
- d'assurer le rôle de référent(e) formation continue pour les formations en alternance

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants)
- Accompagner et suivre les étudiants de Master
- Participe aux inscriptions administratives de l'UFR
- Diffuser de l'information et des documents auprès usagers
- Gérer les campagnes de candidatures sur les applications PEF, Mon master et Ecandidat pour les étudiants de Master
- Coordonner les équipes pédagogiques (les enseignants) pour tenir le calendrier des candidatures
- Assurer la remise des cartes d'étudiants et le contrôle des pièces justificatives
- Gérer les contrats pédagogiques
- Conception et affichage des emplois du temps des formations
- Inscrire pédagogiquement les étudiants : collecter, contrôler et suivre les choix d'UE auprès des étudiants
- Préparer et organiser les examens
- Préparer et organiser les jurys
- Collecter et saisir les notes, éditer les PV
- Suivre et appliquer la règlementation concernant les publics qui relèvent de la formation continue
- Accueillir et informer les publics formation continue
- Repérer les candidats qui relèvent de la formation continue et les orienter vers l'ingénieur conseil FC

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Maîtriser les logiciels de scolarité - Souhaité
• Savoir alerter et rendre des comptes - Souhaité
• Savoir appliquer les procédures administratives - Souhaité
• Savoir prioriser et planifier ses activités - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1979,50 Euros sur 12 mois