Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

Profil complet sur le site de l'UCA référence : 2023113C2
MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'adjoint-e en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité concerné par le poste (finances, scolarité, secrétariat, RH ) au sein de l'Université Clermont Auvergne. Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il/Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité concerné de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière ...).
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports ), les reproduire et les diffuser.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier/ les pièces administratives du service et les contrôler.
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques.
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.
- Classer et archiver les documents/pièces administratives et informations.


COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissance générale d'un domaine
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage.
- Savoir tenir une régie de recette (domaine des finances)

Compétences opérationnelles :
- S'exprimer oralement ou par écrit.
- Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ...).
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage
- Utiliser le(s) logiciel(s) dédié(s) au domaine d'activité du poste (souhaitée)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en relation partenariale.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
- Enregistrer les messages et rendre compte.
- Elaborer des tableaux de bord financiers

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- BEP/BAC secrétariat, gestion/comptabilité ou expérience équivalente
SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : INM 361 soit 1777.12? brut mensuel
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Congés : 49 jours de congés annuels pour un temps plein d'un an (Base 37h30)
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail :
- Participation Mutuelle à hauteur de 15? /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

POUR POSTULER :
Veuillez faire parvenir un CV et une lettre de motivation au plus tard le 01er octobre 2023 à l'attention de M. le Président de l'Université Clermont Auvergne par mail

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération INM 361 soit 1777,12€ brut mensuel