Adjoint(e) administratif(ve) PJJ (H/F)

La Direction Territoriale de la Protection Judiciaire de la Jeunesse Auvergne (DTPJJ Auvergne) recrute pour un poste d'adjoint(e) administratif(ve) au sein du pôle administratif de la DT Auvergne.

Missions du poste :

Agent(e) présent(e) au quotidien afin d'assurer ses missions dans des horaires qui s'inscrivent dans le principe de continuité du service public et, notamment, dans le cadre des horaires d'ouvertures du service. Sous l'autorité du Responsable de l'Appui au Pilotage Territoriale (RAPT) il/elle centralise différentes informations et rempli les outils de suivi sur ses dossiers.

Activités et tâches du poste :

Accueil et Secrétariat DT :
Gestion de l'accueil en DT
Secrétariat de la Direction et DT quotidien : agenda Outlook, etc., gestion du courrier arrivé et départ, LRAR de la DT PJJ Auvergne, gestion de la boite structurelle de la DT et transmission aux interlocuteurs
Gestion de l'accueil d'urgence et des astreintes DT en lien avec le SP et le SAH conjoint
Mise à jour des organigrammes, des outils de communication DTPJJ Auvergne et des répertoires messagerie
Enregistrement et classement des conventions.
Suivi des réservations de salle, véhicules administratifs, matériels
Organisation logistique du CDTE avec réservation des salles et repas
Assurer le secrétariat des COPIL
Soutien aux agents pour l'utilisation de CHORUS DT (réservation trains et hôtels, états de frais)

Formation :
Convocation et suivi des attestations de présence pour le personnel DT
Suivi du tableau de formation trimestriel des agents du territoire remplis par les services
Soutien logistique pour l'accueil des stagiaires concours (convocation, planning), formation des nouveaux arrivants

Missions transversales au Pôle :
Accueil téléphonique, orientation vers l'interlocuteur adéquat + filtrage des communications téléphoniques.
Suivi et mise à jour des données en période de grève

Bureautique :
Mise en forme des documents administratifs et professionnels
Numérisation, archivage des documents
Commande matériel bureautique pour la Direction Territoriale
Organisation matérielle des journées thématiques et séminaires

Horaires : 38H40 Travail en journée

Compétences

• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Corriger et mettre en forme un document - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros à 2167,00 Euros sur 12 mois