Adjoint/e administratif/ve (H/F)

Placé sous l'autorité du coordinateur régional chargé de la lutte contre la radicalisation violente de la région Auvergne Rhône Alpes, l'adjoint administratif est chargé de la gestion administrative et financière des activités rattachées à la mission régionale. Il exerce ses fonctions uniquement à la direction régionale des services pénitentiaires à Lyon 7.

L'adjoint administratif participe pleinement à l'activité de la mission et à ce titre, fait partie intégrante de l'équipe régionale. Il est associé aux réunions avec les représentants des services pénitentiaires d'insertion et de probation et des établissements pénitentiaires sur le suivi et les prises en charge des publics.
- Il assure la gestion administrative (classement et organisation des dossiers, envoi de mails, création d'outils de suivi des actions engagées sur les départements via la tenue de tableaux Excel), suivi des statistiques ..
- Il participe à l'organisation et à la mise en place des réunions
- Il assure le secrétariat de la mission (rédaction de PV et comptes rendus de réunions, courriers institutionnels, classement et actualisation de la bibliothèque de la mission et le suivi des prêt d'ouvrages)
- Il assure la tenue et la mise à jour du l'intranet justice (volet MILRV)
- Il assure le suivi des dépenses en lien avec le département budget et finance (formation au logiciel Chorus)
- Il alimente la base de données informatique (enregistre les décisions de justice, classe les
informations importantes ), gère la boite structurelle et assure la transmission des informations
- Il assiste le chef du service dans la gestion statistique
- il organise l'activité administrative du service et assure l'archivage

Compétences requises :

Savoir-faire
- Capacités d'organisation et de synthèse
- Capacité d'alerte rapide en cas de difficultés
- Capacité à rendre compte par écrit et oralement
- Capacité à utiliser les outils informatiques
- Capacité rédactionnelle
- Discrétion et confidentialité

Savoir-être
- Aptitude à la communication orale et au dialogue
- Aptitude à assurer l'interface entre les différents acteurs (locaux, régionaux, nationaux au besoin)
- Capacité à organiser et à prioriser les tâches en fonction des urgences
- Capacité d'anticipation
- Capacité d'analyse
- Capacité à travailler seul

Compétences techniques
- Connaissance des outils informatiques (Pack Office)
- Aptitude à travailler sur des logiciels spécifiques
- Des connaissances juridiques seraient appréciées

Horaires : 36H20 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros sur 12 mois