Adjoint(e) administratif(ive) / Secrétaire comptable (H/F)

Environnement : Site CHRU Jean Minjoz

Le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Besançon recrute dans le cadre d'un remplacement de 3 mois avec reconduction possible, pour son pôle Pharmaceutique un(e) Adjoint(e) administratif(ive) / secrétaire comptable.
Vos missions :
- Assurer l'accueil, le secrétariat du service et du pôle avec les enregistrements des actions
- Effectuer les liquidations des factures fournisseurs et gérer les litiges de facturation, les réclamations, les achats pour compte, les titres de recettes et les facturations de chimiothérapie
- Effectuer la traçabilité des MDS et leurs indicateurs

Les contributions attendues :
Fonctions d'accueil et secrétariat :
- Accueillir, prendre les rdv, assurer la permanence téléphonique, gérer les plannings des salles de réunion
- Rédiger et réceptionner les courriers, les compte-rendu de réunions, les archivages administratifs divers, les publications CIM, livret et Intranet, les conventions
- Saisir sur ICOPS les absences des personnels médicaux, contribuer à la gestion administrative de l'activité universitaire
- Gérer les impressions des cahiers de traçabilité des activités et les commandes de fournitures en lien avec la fonction
Fonctions liquidations et facturations :
- Liquider les factures fournisseurs du pôle, performer le paiement dans les délais attendus
- Gérer les litiges de facturation, effectuer les réclamations nécessaires et résoudre les dysfonctionnements en collaboration avec les gestionnaires des marchés-achats et la gestion des approvisionnements
- Effectuer les demandes d'achats pour compte, les titres de recettes et la facturation des chimiothérapies en lien avec la DFI et le BDE
- Assurer la clôture de l'exercice annuel
Fonctions de traçabilité des MDS :
- Assurer la traçabilité des MDS sur IMAGE-PHARMA, relancer les unités de soins
- Modifier les dotations et appliquer la procédure de retraits de lots
- Effectuer les bilans de traçabilité et les compte-rendu de staffs
Savoir Faire (théoriques, environnement, procédures, opérationnel...):
- Appréhender l'environnement administratif, la comptabilité publique
- Connaître l'organisation et le fonctionnement des structures internes de l'établissement entre autres les services financiers, la Trésorerie, le BDE, les services de soins
Savoir Etre (aptitudes, relationnel):
- Savoir communiquer rendre compte, et transmettre aux destinataires appropriés
- Maitriser les relations interpersonnelles et fonctionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir prendre en compte des consignes précises et appliquer les procédures

Profil requis :
- Diplôme : Diplôme administratif avec option comptabilité souhaitée
- Expérience et connaissances requises : Maîtrise de l'environnement Windows et la gestion des flux administratifs (courrier, téléphone, emails, classement, archivages) et les progiciels comptables de gestion économique et financière (GEF).
Autres exigences du poste :
- Temps de travail : 100%
- Horaires de travail : 08h00 - 16h30 ou 08h30 - 17h00
- Exigences physiques : environnement informatique et lumière artificielle
- Environnement : secrétariat de la pharmacie

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros à 2150,00 Euros sur 12 mois