Adjoint administratif (H/F)

Le CDG 06 propose une mission de remplacement sur un poste d'Adjoint administratif (h/f) à temps non complet du 2 octobre 2023 au 29 février 2024 pour une commune du bassin mentonnais (6 km de Menton).
Un accompagnement à la prise de poste est prévu du 2 au 31 octobre 2023. Durant la durée de la formation, les horaires seront les suivants : Lundi au Vendredi de 9h00 à 12h00 (Durée hebdomadaire : 15h).
A compter du 2 novembre 2023 et jusqu'au 29 février 2024, la durée hebdomadaire de travail sera de 21h : Lundi et Mardi : 9h00-12h00 / 13h00-16h00, Mercredi, Jeudi et Vendredi : 9h00-12h00.
Activités :
- Traitement d'actes administratifs et saisie de documents ;
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil ;
- Établissement des dossiers de mariage ;
- Tenue administrative des registres d'état civil.

Missions :
Traitement d'actes administratifs et saisie de documents :
- Saisir des documents de formes et de contenus divers (arrêtés, délibérations )
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.) ;
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc) ;
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies ;
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc).

Établissement des dossiers de mariage :
- Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage ;
- Préparer et remettre aux mariés le livret de famille ;
- Inscrire le mariage dans le registre.

Tenue administrative des registres d'état civil :
- Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits.

Les compétences :
- Connaissance des techniques de gestion administrative et secrétariat ;
- Maitriser les techniques de communication écrites et orales ;
- Qualité rédactionnelle ;
- Connaissances des normes rédactionnelles ;
- Connaissance des techniques d'accueil et de régulation ;
- Capacité d'écoute ;
- Sens du travail en équipe ;
- Adaptabilité ;
- Autonomie ;
- Maitrise des outils bureautiques ;
- La connaissance du logiciel E-Magnus serait un plus.

Horaires : 21H Travail en journée

Compétences

• Utiliser les outils bureautiques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1140,00 Euros sur 12 mois