Adjoint Administratif en Unité de Soutien aux Pôles (H/F)

Situé au Nord de Montpellier le CHU est classé parmi les meilleurs établissements de santé au niveau national, pour la qualité de la médecine, de la recherche et de son management. C'est plus de 10800 personnes qui travaillent au service de la santé, de la recherche et de la prévention. Le CHU est composé de 12 pôles d'activités qui regroupent des unités cliniques, médico-techniques et pharmaceutiques.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE :
Participer aux missions confiées à l'Unité de Soutien aux Pôles, qui collabore de manière étroite avec les trinômes de pôles
(Chef de pôle, Cadre Supérieur de Santé et Cadre administratif)

Fonctions secrétariat
- Accueil physique et téléphonique
- Saisie et mise en forme de documents (courriers, tableaux, dossiers, conventions, autorisations )
- Traitement des courriers, mails, dossiers, documents, informations diverses (tri, diffusion, expédition, enregistrement, copie, classement, archivage)
- Organisation de réunions : programmation et logistique
- Gestion de la réservation des salles de réunion :
o Salle unité de soutien
o Salle de réunion de la Direction + 2
o Réservation du matériel de vidéo projection
- Gestion de la base documentaire
- Demandes GMAO
- Commande papeterie (PAD et SDT)
- Gestion des tickets TRAM


Gestion et suivi des conventions & partenariats
- Participer à l'élaboration et au suivi des conventions en lien avec l'ADCH : mise en forme des documents et intégration des conventions dans le circuit de validation des directions fonctionnelles (logiciel SPPART)
- Initier les demandes de renouvellement
- Transmettre les demandes d'émission des titres de recettes
- Gérer les dossiers partagés et ma base documentaire
- Créer et mettre à jour les outils de suivi des conventions
Soutien aux Pôles
- Demande d'intervention : travaux GMAO, entretien des locaux
- Participer à l'organisation, des déménagements et/ou aménagements
- Répondre aux différentes sollicitations des Pôles : impression de plans, gestion de livraisons
Soutenir les pôles pour l'organisation d'évènements ou d'actions spécifiques : soirées de pôles, activités sportives, réception de commandes

Compétences
- Accueil physique et téléphonique
- Bureautique
- Compétence rédactionnelle
- Classement et archivage
- Communication
- Gestion administrative
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Connaissance de l'organisation des pôles hospitalo-universitaires et de leurs activités
Savoir-Faire et Savoir-être

Accueillir et orienter des personnes
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (PACK OFFICE, GMAO, SPPART, SPGED, OUTLOOK, Intranet )
Organiser et prioriser son activité
Travailler en équipe, en réseau et en transversalité
Autonomie dans son domaine de compétence
Capacité d'adaptation
Esprit d'initiative / d'équipe
Bon relationnel
Discrétion professionnelle
Bonne présentation
Rigueur

Horaires : 35H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon la grille de la FHF