ADJOINT ADMINISTRATIF BIOMEDICAL (H/F)

Nous recherchons un(e) adjoint administratif pour notre service biomédical à temps plein.

Mission générale
- Participer à la continuité de service des dispositifs médicaux en assurant la maintenance préventive et curative et les contrôles qualité des dispositifs médicaux du CHICAS
Interface communicante entre les techniciens biomédicaux et les services de soins, entre les techniciens biomédicaux et les fournisseurs.

Missions permanentes
- Approvisionneur (comptes de maintenance biomédical et de location de DM)
o Commande de pièces détachées
o Demande de devis
o Saisie du bon de commande
o Réception
o Liquidation
o Envoi en réparation
o Suivi et réception des DM
o Suivi du bon d'intervention, vérification du service fait
o Gestion des litiges des factures
o Assurer le suivi budgétaire des comptes biomédicaux
o Réalisation tableaux de bord contrat de maintenance/location
o Echéancier, mise à jour des tableaux
o Clôture du budget

- Gestion/suivi des contrats de maintenance/marchés
o Réalisation et suivi des tableaux de bord
o Création et suivi des nouveaux marchés

- Prêt de matériel
o Accueil des sociétés pour renseigner la traçabilité de tout prêt de dispositif pour le CHICAS
o Suivi du prêt pendant la durée
o Organisation de la reprise du prêt

- Participer aux achats de nouveaux matériels (plan de renouvellement, essai, choix).
o Recherche de fournisseurs pour un matériel
o Premier contact, demande de devis
o Prise de RDV contacts avec les sociétés
o Organisation et suivi des essais de matériel
o Négociation avec le fournisseur suite à des devis (remise)
o Suivi de la commande et de la réception afin d'organiser sa mise en service en collaboration avec le service utilisateur.

- Participer à la matériovigilance
o Réception des alertes (courrier/courriels) et transmission vers les services concernés et TSH biomédicaux
o En concertation avec l'ingénieur, évaluation de l'action à mener
o Envoi des actions menées
o Edition et retour au correspondant matério le compte-rendu des actions menées par le S. Biomédical

- Communication/assistance pour les sites et Gap et Sisteron
o S'assurer que tous les membres de l'équipe ont à leur disposition les informations importantes
o Dispatcher les appels des services de soins (site de Gap site de Sisteron), en fonction des permanences techniques et des référents par segment
o Assistance auprès des utilisateurs/services de soins
Ex : renseigner les services de soins sur la position d'un dispositif

- Participation à l'organisation de rachat de matériel ou cession de DM
o Envoi de listing de DM
o Organisation des enlèvements

- Secrétariat
o Courrier
o Gestion du planning de l'IB
o Standard téléphonique
o Suivi de CA, des formations ;
o Suivi des plannings
o Suivi des astreintes
o Gestion de l'annuaire biomédical
o Plan de classement

Formation et/ou qualifications requises
- Une expérience professionnelle validée
- BAC
Connaissances particulières requises
- Travailler en réseau (ingénieur, acheteur, médecin, pharmacien, infirmière )
- S'adapter aux situations de travail différentes (équipes, matériels).
- Connaissance du parc de dispositifs médicaux (équipements, accessoires, pièces détachées) du CHICAS
- Connaissance des dispositifs médicaux : appellation, utilisation, destination, fournisseurs
- Connaissance de fournisseurs partenaires
- Connaissances des pièces détachées et accessoires principaux

Qualités professionnelles requises
- Organisation, rigueur et méthode
- Capacité à informer et à rendre compte
- Capacité à travailler seul et/ou en équipe
- Capacité à la mise en place d'une relation de confiance avec le corps médical
- Capacité à l'élaboration d'un dialogue technique avec les fournisseurs
- Capacité d'écoute et d'analyse
- Curiosité technique
- Mise à jour continue des connaissances
- Sens de la communication, du contact et de la négociation
- Disponibilité

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Exigé
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2132,00 Euros sur 12 mois