Adjoint Administratif/Adjointe Administrative (H/F)

L'adjoint(e) administratif(ve) assure, pour le secrétariat de direction, différentes missions d'organisation et de coordination des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'établissement.
Vos activités principales :
- Accueil téléphonique et physique
- Réalisation des démarches pour établir les droits d'accès à l'établissement
- Frappe et mise en forme de documents et de courriers divers
- Gestion de l'agenda des directeurs, organisation des rendez-vous et des réunions
- Traitement, enregistrement et diffusion du courrier
- Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus
- organisation et rédaction des comptes rendus des instances hospitalières; Conseil d'administration
- Directoire, réunion de direction
- Agrégation et mise en forme du rapport d'activité annuel de l'établissement, divers travaux à la demande des directeurs
- Classement et archivage.
- Soutien à l'UPAG autant que nécessaire
CDD de 6 mois

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Connaissance fonctionnement pénitentiaire - Souhaité
• Maitrise outils informatiques(word/excel/powerpt.) - Exigé
• Organisation de réunion - Exigé
• qualités rédactionnelles - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2070,00 Euros sur 12 mois