Adjoint / Adjointe en gestion de scolarité (H/F)

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.

Présentation de la structure :

L'UFR SOCLE a pour vocation principale l'enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER).

L'UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées.

Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence.

Elle compte 2 600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 22 personnels administratifs.

L'équipe administrative est constituée d'une direction générale, d'un pôle ressources humaines, d'un pôle relations internationales, d'un pôle financier et d'un service scolarité où sera affectée la personne recrutée.

Missions principales :

Sous l'autorité de la responsable de scolarité et dans une équipe composée de 12 agents, vous aurez en charge la gestion administrative de la scolarité des étudiants.

Activités principales :

Accueil et diffusion de l'information :
- Accueil physique, téléphonique et par messagerie électronique des usagers étudiants et enseignants.
- Renseigner les étudiants et les enseignants (réglementation, maquettes, procédures internes à l'UFR, documents pédagogiques).
- Afficher et diffuser des informations.
- Assurer la liaison entre les étudiants et les enseignants.

Gestion des inscriptions pédagogiques :
- S'assurer de la finalisation des inscriptions pédagogiques pour les étudiants ainsi que des demandes d'aménagement spécifique (validation d'acquis, demande de césure, gestion des redoublements).
- Saisir les inscriptions pédagogiques (choix d'option, choix de couples de langues, etc.) des étudiants.

Organisation des enseignements :
- En lien avec les responsables, saisir les emplois du temps dans ADE, vérifier la conformité des emplois du temps avec le cadrage établi et les maquettes d'enseignements, les afficher pour les étudiants, faire la gestion quotidienne des emplois du temps au fil de l'année.
- Veiller à la conformité des informations dans ADE pour la remontée ADE-HELICO et le paiement des services.
- Saisir les maquettes d'enseignement dans APOGEE : création des éléments, des listes, modélisation des structures.
- Veiller au respect de la réglementation du cursus étudiant : RDE, maquettes d'enseignement, stage, etc.

Organisation des jurys :
- Saisir ou modifier sur APOGEE les modalités de contrôle des connaissances et compétences pour les éléments pédagogiques ; saisir les règles de calcul en fonction des coefficients, effectuer les tests et contrôles nécessaires en amont des jurys
- Établir les maquettes des PV de jury et des relevés de notes, effectuer les contrôles après la saisie.
- Participer si besoin à l'organisation des examens.
- Gestion des notes et des résultats.
- S'assurer de la bonne tenue du jury : convocation des membres du jury, respect de la réglementation en vigueur.
- Préparer et vérifier les procès-verbaux de délibération.
- Publier des résultats et éditer les relevés de notes et attestions de réussites.

Organisation des examens :
- Participer à l'organisation matérielle des examens : édition des listes d'émargement, préparation des enveloppes et des cartons par épreuves et par salles (copies d'examens, brouillons, PV de fraude, documents réglementaires, etc.). Gérer la reprographie des sujets d'examen

Les missions impliquent des plages horaires de présence plus importantes à certaines périodes de l'année, notamment lors de la rentrée universitaire, des jurys et des commissions d'admission.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Capacité d'adaptabilité - Exigé
• Capacité d'écoute - Exigé
• Esprit d'équipe - Exigé
• Maitrise des outils informatiques - Exigé
• Savoir rendre compte - Exigé
• Sens de l'organisation - Exigé
• Sens relationnel - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2005,50 Euros sur 12 mois