Adjoint / Adjointe au responsable du personnel

Situé au Nord de Montpellier le CHU est classé parmi les meilleurs établissements de santé au niveau national, pour la qualité de la médecine, de la recherche et de son management. C'est plus de 10800 personnes qui travaillent au service de la santé, de la recherche et de la prévention. Le CHU est composé de 12 pôles d'activités qui regroupent des unités cliniques, médico-techniques et pharmaceutiques.

MISSIONS
Organiser l'activité du bureau Accueil, Admission, Facturation, Régie,
accueils délocalisés.
Animer les équipes et coordonner les moyens en étant garant de l'efficacité
et de la qualité du service rendu.
Suivre la facturation du site
ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Management :
Suivi des plannings de l'équipe : gérer le temps de travail, suivre,
évaluer les agents.
Priorisation des tâches de l'équipe et répartition entre les agents :
répartir les ressources (gestion des effectifs et des moyens matériels) ;
anticiper les besoins en fonction des flux de patients et conformément
à l'organisation validée par l'institution
Formation /information des agents de l'équipe et agents des accueils
décentralisés dépendant des pôles : former les agents aux techniques
et aux procédures, veiller à leur application, leur actualisation, évaluer
leurs connaissances, vérifier la bonne exécution des tâches et le respect
des procédures (Identito-Vigilance, facturation, traitement des rejets),
accueillir, intégrer, former et accompagner les nouveaux personnels,
accueillir les stagiaires et assurer le tutorat
Animation des réunions techniques d'équipe sous la forme de stand up
meeting à minima une fois par semaine.
Coordination et suivi des prestations de maintenance/logistique :
commandes de fournitures, autorisations agents, plan équipement,
travaux, formation,
S'assurer du bon fonctionnement des bornes sur le site et faire
remonter tous les dysfonctionnements pour améliorer le service rendu
au patient.
2. Facturation Recouvrement :
Délégation de signature de la DG : signer les actes d'état civil (décès),
rédiger les courriers relatifs à la gestion administrative des patients, facturation, contentieux recouvrement (greffes, réclamations )
Contrôle qualité et exhaustivité des données administratives :
changement de statut des dossiers, dossiers concomitants, PIE,
suivi des dossiers sans actes, retours ALD,
Contrôle des dossiers avant mise en facturation :suivre les bilans
de facturation des agents avec respect des délais de facturation
d'1 an ; suivre les dossiers à risques financiers, sans débiteurs,
payants intégraux, non facturés, anomalies de facturation, CSS,
AME, soins urgents, étrangers sans couverture assurancielle avec
alerte immédiate du pôle concerné, procéder aux mini-clôtures
M-2.
Analyse et traitement des contentieux et suivi du recouvrement
du site
Suivre la facturation et analyser des factures au payant >
1000? au payant,
Suivre les rejets des factures patients, mutuelles et fides,
Former les agents au traitement des rejets de factures,
Gérer les indus assurance maladie,
Produire les pièces justificatives en cas de contrôles
assurance maladie
SAVOIR-FAIRE REQUIS :
Compétences Management
Etablir des plannings et des méthodes d'organisation au regard des
variations de l'activité et des priorités définies par l'institution
Evaluer les agents : évaluer les résultats individuels et mettre en place des
actions amélioratives et/ou correctives, audit des pratiques
Savoir communiquer, écouter, discuter, arbitrer, gérer les conflits
Faire un reporting régulier aux équipes et à sa hiérarchie
Veiller au respect de l'exécution des tâches par les agents
Compétences techniques
Utiliser Pastel : gestion bilan, PEC, redressements AMO, mutuelles, Suivi
factures de Pastel
Utiliser BO et le CGA
Présenter et synthétiser des documents et concevoir un tableau
Connaître la législation Assurance maladie, T2A, FIDES, gestion des risques
et les règles de recueil des données médico-administratives et leur impact
sur le traitement des informations
Préparer le plan de travaux, plan de formation, plan équipement,
Gérer les autorisations des nouveaux agents (Pastel, carte CPS, accès aux
différents outils)

Horaires : 35H30 Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance - Souhaité
• Contrôler et faire appliquer le respect de dispositions légales et réglementaires - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon la grille de la FHF