1812 - Assistant Expérimenté(ée) (H/F)

*** à compétences égales priorité aux bénéficiaires d'emploi ayant une reconnaissance en qualité de travailleurs handicapés ***

Activités

- Accueil/Standard anglais
- Gestion des moyens d'accès
- Réservations taxis, coursiers, etc...
- Enregistrement des plis (départ et arrivés)
- Gestion des salles de réunion et prise de réservations
- Gestion des clés (salle de réunion, infirmerie, ménage, gardien, véhicules en libre service)
- Gestion des badges visiteurs et badges d'entrée provisoire
- Préparations des salles de réunions (pack d'eau)
- Tenue de la main courante (registre électronique inter/hôtesse et gardien)

Risques et contraintes :
- Travail sur écran
- Gestion du stress

Savoir être :
- Autonomie et discrétion professionnelle,
- Sens de la diplomatie et de la courtoisie,
- Réactivité et rigueur,
- Autonome et bon niveau d'adaptabilité,
- Maintenir les équipements en bon état de fonctionnement,
- Capacité d'écoute et de compréhension,
- Avoir une bonne élocution,
- Sens de la relation client.

Savoir faire :
Distinguer les différentes catégories de visiteurs (internes/externes, si visiteurs délicats/difficiles), les accueillir, les orienter et adapter l'accessibilité au site (parking + site),
- Gestion des badges (visiteurs/entrée provisoire)
- Connaitre l'organisation du site et faciliter la communication entre les services,
- Effectuer des tâches administratives annexes de premier niveau (courriers, réception de plis, élaboration de main courante ou reportings journaliers, mise à jour de documents/consignes )
- Assurer un accueil téléphonique, étudier une demande client, filtrer, renseigner, prise de message et orienter vers le bon service,
- Vérification et filtrage des rendez-vous,
- Mise à jour fichier support,
- Utilisation de la fiche réflexe en cas de visite inopinée d'une autorité (Judiciaire, administrative, civile),
- Connaitre et appliquer les techniques de prévention et de gestion de conflits,
- Gestion des salles de réunion et prise de réservation,
- Savoir respecter les règles et consignes de sécurité,
- Réservation de taxis, coursiers,
- Être force de propositions et d'améliorations,
- Ordonnancement de l'accueil,
- Suivi des statistiques,
- Français et anglais : lu, parlé et écrit,
- Maîtriser les outils de bureautique et d'accueil.

Date de début du contrat 01/12/2023
Date de fin du contrat 01/12/2025
Horaires 8h45 à 12h15 et 13h45 à 17h15.
Port de charges 10 Kg

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Maitrise des outils bureautique - Exigé
• Maitrise des outils d'accueil - Exigé

Langues

Anglais - Exig?
Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros sur 12 mois